Entenda de uma vez por todas como delegar funções em uma empresa

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Se você ocupa um cargo de liderança, provavelmente já fez diversas tarefas que poderiam ser realizadas por outro colaborador, mas que acabaram tirando o seu tempo para se dedicar a afazeres mais importantes. Isso acontece por uma série de motivos, principalmente se não desenvolvemos as habilidades que determinam como delegar funções em uma empresa.

Quer saber os princípios para atribuir atividades às pessoas adequadamente, as vantagens de manter essa prática como um hábito e métodos para fazer isso no seu negócio? É o que você confere a seguir!

O que é preciso antes de delegar tarefas?

O sucesso de uma empresa está profundamente conectado à capacidade de os gestores criarem estratégias de crescimento. Para isso, é inevitável que eles dediquem boa parte do seu tempo a esse tipo de atividade, e fiquem só com a parte de execução. Sendo assim, é fundamental que saibam alguns princípios para a delegação de tarefas, como os que listamos a seguir.

Confiança

Passar o bastão para outra pessoa requer total confiança — ainda mais se for algo urgente ou de alta prioridade. Isso envolve confiar na pessoa em si, mas também no processo de contratação ou de promoção que fez com que ela alcançasse aquela ocupação.

Mapeamento de competências

A confiança da qual falávamos está relacionada, inclusive, às competências do colaborador. Cabe a quem está em uma posição de liderança mapear o que aquela pessoa sabe fazer de melhor, entender como está o seu nível de comprometimento e passar tarefas que ela será capaz de cumprir.

Lembrando que o líder, em alguns momentos, deverá guiar o funcionário ou encaminhá-lo ao devido treinamento, até perceber que ele consegue agir e tomar as devidas decisões por conta própria.

Clareza de comunicação

Outro aspecto ao qual temos que ter atenção é a comunicação. Quando requisitamos algo a alguém, não pode haver ambiguidade na nossa fala, para que a pessoa entenda claramente o que precisa ser feito.

Por isso, é importante documentar o que foi pedido por escrito, enviando e-mails, por exemplo. Assim, além de mantermos um registro do que foi conversado, diminuímos as chances de mal-entendidos.

Quais são as vantagens de encarregar outras pessoas?

Depois de vermos os pilares, vale destacar as principais vantagens de delegar funções em uma empresa. Em seguida, você confere orientações para fazer isso da maneira mais adequada.

Permite focar em tarefas mais pertinentes

Em termos simples, delegar nada mais é que deixar outra pessoa responsável por executar uma função. Não se trata de transferir uma tarefa que você não queira fazer — a ideia é listar todas as pendências e transmitir parte delas a quem tem as aptidões certas para o trabalho.

Não adianta passar uma atribuição e perder horas acompanhando se o colaborador está fazendo tudo corretamente. É preciso delegar e ter a tranquilidade para focar no que é prioritário para a gestão do negócio.

Gera reconhecimento para a equipe

Também podemos enxergar o desenvolvimento da equipe como uma vantagem da delegação de tarefas. Pense na confiança que um líder demonstra ao dividir a carga de trabalho com alguém. Quando pedimos algo um pouco além do que o profissional está acostumado, estamos incentivando-o a aprender mais e crescer.

Mas, também devemos conhecer as motivações da pessoa para saber se ela realmente está disposta a sair da zona de conforto para assumir novas responsabilidades. Precisamos levar em conta o mapa de competências do qual já falamos, afinal, uma requisição que não condiz com a função pode causar constrangimento ou até prejudicar a produtividade do time inteiro.

Otimiza a produtividade da empresa

Quanto menos dependentes os responsáveis por funções de execução forem dos gestores, mais ágeis serão as atividades.

Nas empresas em que diretores, executivos e proprietário concentram tudo em suas mãos, o ritmo tende a ser mais lento, já que os funcionários não se sentem seguros para tomar suas próprias decisões. Assim, acreditam precisar de permissão para praticamente toda ação que forem tomar, ou chamar por auxílio mesmo sem muita necessidade.

Com líderes que sabem delegar, os processos funcionam com maior fluidez. Mesmo em situações em que eles não estejam presentes, a autonomia dos colaboradores permite que a produtividade da empresa não seja afetada.

Como delegar funções em uma empresa efetivamente?

Selecionamos algumas sugestões que ajudarão a trabalhar sua capacidade de passar o bastão. Acompanhe.

Conheça a sua equipe

Líderes de verdade precisam conhecer os seus liderados. Além de mapear as competências — um trabalho que considera a formação da pessoa, mas exige observação dos seus pontos fortes e fracos conforme ela desempenha as funções —, é preciso analisar o seu perfil comportamental.

Então, converse com a sua equipe. Marque reuniões individuais, periodicamente, para dar o seu feedback. Peça para os membros dizerem se sentem falta de algo para trabalhar melhor e pergunte o que mais gostam no dia a dia da empresa.

Trabalhe a objetividade das demandas

Lembra-se da importância da comunicação clara? Tenha isso em mente e, quando for delegar, explique as suas expectativas sobre o trabalho a ser feito e o resultado esperado. Negocie os prazos e defina metas. Estabeleça indicadores de desempenho concretos, que mostrarão com objetividade como está o andamento da tarefa.

Providencie recursos e o devido treinamento

Ao passar uma função para outra pessoa, certifique-se que ela tenha à disposição os recursos necessários e boas condições de trabalho para concluir a tarefa. Se você perceber que aquele colaborador não tem familiaridade com uma ferramenta ou precisa desenvolver um pouco mais certa competência, é seu dever como gestor promover a devida capacitação.

Temos que admitir que passar o bastão pode ser difícil, mas colocando essas orientações em prática, aos poucos, você certamente será um líder melhor. A consequência é que, ao otimizar o trabalho da sua equipe, você otimiza o seu próprio trabalho, beneficiando a empresa como um todo.

E então, gostou do conteúdo? Agora que você sabe mais sobre como delegar funções em uma empresa, que tal continuar no tema gestão de pessoas, mas dentro de um contexto em que os colaboradores atuam em localidades diferentes? Confira o nosso artigo sobre a gestão de equipe remota!

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