Confira 6 dicas essenciais de como gerenciar um buffet

Confira 6 dicas essenciais de como gerenciar um buffet e evite erros
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Organizar um evento, seja ele do tamanho que for, não é uma tarefa simples. Isso porque estamos falando de um compromisso que exige muita responsabilidade, além de várias atividades envolvidas, cada uma com uma especificidade própria.

Nesse sentido, é fundamental saber como gerenciar um buffet, a fim de evitar erros, para que tudo saia conforme o previsto.

O segredo para obter sucesso nos eventos é o planejamento estratégico. Para tanto, é preciso pensar em todas as etapas do processo, de forma individual, sem deixar de lado nenhum detalhe. Afinal, não há como desejar nem esperar que os convidados saiam felizes da festa sem criar um plano de ação para isso.

Neste post, daremos as 6 principais dicas de como gerenciar um buffet e evitar erros na hora do evento. Continue a leitura e confira!

1. Faça um bom planejamento

Contar com um plano de ação bem elaborado para fazer todas as tarefas que envolvem um evento não se limita apenas a listar tudo o que deve ser feito. Um bom planejamento também serve para visualizar e prevenir que possíveis acontecimentos inesperados surjam na hora de organizar uma festa.

Embora infelizmente muitas vezes seja preciso apagar incêndios, pensar na prevenção permite que o buffet se adiante e não tenha que resolver problemas e imprevistos.

É preciso ter em mente que sempre existem riscos, e o mais importante é tentar ser o mais flexível possível para se adaptar a diferentes situações, de maneira que deixe a prevenção em primeiro lugar, afinal, é exatamente isso o que ajuda a diminuir esses riscos.

Para ter mais domínio sobre como gerenciar um buffet com eficiência, além de planejar metas e objetivos, também é importante verificar os resultados de eventos ou edições anteriores, com objetivo de manter os acertos e evitar os erros. Por exemplo:

  • verifique o clima, especialmente caso ele possa interferir na atividade principal da ocasião;
  • no momento de estabelecer a data e o período de realização do evento, leve em conta os feriados (municipais, estaduais e nacionais), além de outras datas comemorativas;
  • tenha atenção aos eventos parecidos no mesmo período, e assim por diante.

2. Pense nos detalhes

Tudo em uma festa deve ser muito bem contabilizado, pois não é incomum ver uma festa linda, preparada por um buffet maravilhoso e se deparar com falhas em alguns pontos. Por exemplo, toalhas rasgadas nas mesas, falta de cuidado com a manutenção dos banheiros e com a higiene, entre outras questões desagradáveis.

Nesse sentido, cada detalhe do evento precisa ser muito bem pensado e verificado a todo instante, mas principalmente ainda na etapa de planejamento.

3. Saiba calcular a quantidade de garçons e funcionários

É muito desagradável participar de um evento em que os convidados tenham que ficar procurando pelos garçons, nenhum contratante deseja uma situação como essa em sua festa. Por isso, saiba exatamente como calcular a quantidade ideal tanto de garçons quanto de funcionários para atender adequadamente o número de pessoas presentes.

A quantidade de garçons depende de alguns fatores como o número de convidados, o tipo de comida e bebida que serão servidos, o tipo de serviço, entre outros. O ideal é, em média, um garçom para cada 20 ou 25 pessoas.

4. Tenha uma equipe qualificada

Prestar um atendimento de excelência antes, durante e após a festa pode ser um grande diferencial competitivo e é algo importante para a satisfação do cliente. Para isso, é preciso contar com uma equipe qualificada e, nesse sentido, não deixe de:

  • capacitar o time de vendas;
  • instruir as recepcionistas;
  • treinar os garçons;
  • orientar cozinheiras e auxiliares.

Além disso, prezar por uma boa comunicação é algo importante para que tudo corra bem e seja, no mínimo, satisfatório. Portanto, oriente todos para se comunicar sempre e tomar decisões em comum acordo sob a condução constante do gestor do buffet.

5. Entenda a vontade de seus clientes

Não importa se o evento é corporativo, um seminário, um congresso ou até mesmo se é pessoal, como um casamento ou aniversário, cada celebração tem seus detalhes, e cada pessoa quer que sua festa seja inesquecível.

Sendo assim, outro aspecto fundamental sobre como gerenciar um buffet é o desejo do cliente de que dê tudo certo em seu evento e, de preferência, que ele tenha a sua cara.

Para tanto, é preciso conversar bastante com o contratante a fim de saber com o máximo de detalhes o que ele espera do buffet e entender exatamente como satisfazê-lo. Seja qual for a situação, fatores como  pontualidade e um ótimo atendimento são essenciais.

Além disso, vale perguntar se haverá algo em função de motivações religiosas ou culturais, até mesmo com o objetivo de ter uma boa visão sobre o estilo da festa para selecionar tanto fornecedores quanto funcionários mais adequados e preparados para a ocasião.

6. Ofereça produtos inovadores e de qualidade gourmet

Se existe um fator de impacto em qualquer tipo de evento, esse ponto é o cardápio. Ao selecioná-lo, vale a pena considerar os seguintes pontos:

  • horário da festa;
  • tipo de evento;
  • temática;
  • estação do ano;
  • pedidos dos convidados, como questões alimentares etc.

Apesar da escolha, é preciso oferecer produtos inovadores e de muita qualidade, ou seja, um cardápio de comfort food que agrade a todos os convidados presentes. Uma boa dica é optar pelos salgados gourmet, que têm um visual refinado, ingredientes diferentes, recheios e  sabor único.

Por fim, se você seguir essas dicas e fizer tudo como pensado, certamente já saberá como gerenciar um buffet e terá tudo nas mãos para que seu negócio seja de sucesso. Quando um gestor faz as escolhas certas, as chances de acertar ao final do evento são as maiores possíveis.

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