Confira 6 dicas essenciais de como gerenciar um buffet e evite erros

Confira 6 dicas essenciais de como gerenciar um buffet e evite erros
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Organizar um evento, seja ele do tamanho que for, não é uma tarefa simples. Isso porque estamos falando de um compromisso que exige muita responsabilidade, além de várias atividades envolvidas, cada uma com uma especificidade própria. Nesse sentido, é fundamental saber como gerenciar um buffet, a fim de evitar erros, para que tudo saia conforme o previsto e, se possível, supere as expectativas.

O segredo para obter sucesso nos eventos é o planejamento estratégico. Para tanto, é preciso pensar em todas as etapas do processo, individualmente, sem deixar de lado nenhum detalhe. Afinal, não há como desejar nem esperar que os convidados saiam felizes da festa sem criar um plano de ação para isso.

Neste post, daremos as 6 principais dicas de como gerenciar um buffet e evitar erros na hora do evento. Continue a leitura e confira!

1. Faça um bom planejamento

Contar com um plano de ação bem-elaborado para executar todas as tarefas que envolvem um evento não se limita apenas a listar tudo o que deve ser feito. Um bom planejamento também serve para prever possíveis contingências ou acontecimentos inesperados, que podem aparecer na hora de organizar uma festa.

Embora infelizmente muitas vezes seja preciso apagar incêndios, pensar na prevenção de determinadas questões permite que o buffet se adiante e não tenha que solucionar problemas e imprevistos.

É preciso ter em mente que sempre existem riscos, e o mais importante é tentar ser o mais flexível possível para se adaptar a diferentes situações, de maneira que a prevenção seja uma prioridade, afinal, é exatamente isso o que ajuda a diminuir esses riscos.

Para ter mais domínio sobre como gerenciar um buffet com eficiência, além de planejar metas e objetivos, também é importante verificar e analisar os resultados de eventos ou edições anteriores, no intuito de manter os acertos e evitar os erros. Por exemplo:

  • verifique o clima, especialmente caso ele possa interferir na atividade principal da ocasião;
  • no momento de estabelecer a data e o período de realização do evento, leve em conta os feriados (municipais, estaduais e nacionais), além de outras datas comemorativas;
  • tenha atenção para a ocorrência de eventos similares no mesmo período, e assim por diante.

2. Pense nos detalhes

Tudo em uma festa deve ser muito bem contabilizado, pois não é incomum ver uma festa linda, preparada por um buffet maravilhoso e se deparar com inconsistências em alguns aspectos. Por exemplo, toalhas rasgadas nas mesas, falta de cuidado com a manutenção dos banheiros e com a higiene, entre outras questões desagradáveis.

Nesse sentido, cada detalhe do evento precisa ser muito bem pensado e verificado a todo instante, mas principalmente ainda na etapa de planejamento.

3. Saiba calcular a quantidade de garçons e funcionários

É muito desagradável participar de um evento em que os convidados tenham que ficar procurando pelos garçons. Nenhum contratante deseja uma situação como essa em sua festa. Por isso, saiba exatamente como calcular a quantidade ideal tanto de garçons quanto de funcionários para atender adequadamente o número de pessoas presentes.

A quantidade de garçons depende de alguns fatores como o número de convidados, o tipo de comida e bebida que serão servidos, o tipo de serviço, entre outros. O ideal é, em média, um garçom para cada 20 ou 25 pessoas.

4. Tenha uma equipe qualificada

Prestar um atendimento de excelência antes, durante e após a festa pode ser um grande diferencial competitivo e é algo primordial para a satisfação do cliente. Para isso, é preciso contar com uma equipe qualificada e, nesse sentido, não deixe de:

  • capacitar o time de vendas;
  • instruir as recepcionistas;
  • treinar os garçons; 
  • orientar cozinheiras e auxiliares.

Além disso, prezar por uma boa comunicação é algo imprescindível para que tudo corra bem e seja, no mínimo, satisfatório. Portanto, oriente todos para se comunicar sempre e tomar decisões em comum acordo sob a condução constante do gestor do buffet.

5. Entenda a vontade de seus clientes

Não importa se o evento é corporativo, um seminário, um congresso ou até mesmo se é pessoal, como um casamento ou aniversário — cada celebração tem suas peculiaridades, e cada pessoa quer que sua festa seja inesquecível. Sendo assim, outro aspecto fundamental sobre como gerenciar um buffet é o desejo do cliente de que dê tudo certo em seu evento e, de preferência, que ele tenha a sua cara.

Para tanto, é preciso conversar bastante com o contratante a fim de saber com o máximo de detalhes o que ele espera do buffet e entender exatamente como satisfazê-lo. Seja qual for a situação, fatores como comprometimento, pontualidade e um atendimento cordial são essenciais.

Além disso, vale perguntar se haverá alguma particularidade em função de motivações religiosas ou culturais, até mesmo com o objetivo de ter uma boa visão sobre o estilo da festa para selecionar tanto fornecedores quanto funcionários mais adequados e preparados para a ocasião.

6. Ofereça produtos inovadores e de qualidade gourmet

Se existe um fator de impacto em qualquer tipo de evento, esse ponto é o cardápio. Ao selecioná-lo, vale a pena considerar os seguintes aspectos:

  • horário da festa;
  • tipo de evento;
  • temática;
  • estação do ano;
  • particularidades dos convidados, como restrições alimentares etc.

Independentemente da escolha, é preciso oferecer produtos inovadores e de muita qualidade, ou seja, um cardápio de comfort food que seja inclusivo e que agrade a todos os convidados presentes. Uma boa dica é optar pelos salgados gourmet, que têm um visual refinado, ingredientes inusitados, recheios exóticos e um sabor inigualável.

Por fim, se você seguir essas dicas e fizer tudo conforme o planejado, certamente já saberá como gerenciar um buffet e terá tudo nas mãos para que seu negócio seja bem-sucedido. Quando um gestor toma as precauções necessárias e faz as escolhas certas, as chances de acertar ao final do evento são as maiores possíveis.

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