Manter o controle financeiro empresarial de uma distribuidora de alimentos pode ser uma tarefa desafiadora, principalmente se boa parte dos produtos forem congelados. Além de pensar em questões como a compra de itens de qualidade a preços justos, é preciso pensar no armazenamento correto, no transporte adequado e na garantia da segurança alimentar durante o transporte das cargas.

Se você está enfrentando dificuldades em manter as finanças da sua empresa sob controle, separamos uma série de dicas que vão fazer toda a diferença para o seu negócio. Fique atento e boa leitura!

Não misture as finanças pessoais com as empresariais

O primeiro erro dos empreendedores, e também o mais comum, é não ter controles financeiros pessoais separados dos empresariais. No início, pode até parecer que todo o dinheiro da empresa também é seu, mas na verdade, não é, ele é da empresa!

Ao entender isso e aplicar no dia a dia, fica muito mais fácil saber o que pertence a cada uma das partes. O que evita situações constrangedoras, como a falta do pagamento de um boleto de fornecedor porque o valor que estava na conta foi utilizado para pagar uma conta pessoal.

Tenha um sistema de gestão

Hoje em dia, é praticamente impossível pensar no controle financeiro empresarial sem a ajuda de um software de gestão. No caso de distribuidoras que operam com volumes maiores de transações, isso se torna ainda mais complicado. São muitos números e detalhes a serem administrados, o que demanda atenção em pontos como os listados abaixo.

Controle da entrada e saída de produtos

Com a ajuda de ferramentas como um leitor de código de barras, é bem simples e rápido fazer a gestão de estoque da distribuidora. As equipes operacionais devem estar bem preparadas para registrar todas as movimentações e manter a sincronia entre o que está no sistema e o que se encontra armazenado.

Gerenciamento do fluxo de caixa

Além da entrada e saída de produtos, confira diariamente as transações financeiras da empresa. Certifique-se de que todas as compras e vendas foram contabilizadas, que os valores negociados foram devidamente aplicados e que não existem custos extras afetando a margem de lucro do negócio.

Gestão eficaz do capital de giro

O capital de giro é aquela reserva de acesso imediato que ajuda a contornar pequenos imprevistos. Se um cliente atrasa um pagamento ou se o volume de vendas em um determinado período ficou abaixo do esperado, a distribuidora deve ser capaz de honrar com seus compromisso financeiros. Inclusive, essa é uma premissa importante para ganhar o respeito de parceiros no mercado.

Esteja sempre um passo à frente do varejo

Uma característica muito importante da gestão de uma distribuidora, principalmente em relação ao controle financeiro empresarial, é que ela precisa se antecipar mais do que o varejo em relação às demandas dos consumidores. O estoque para as festas juninas devem ser negociados junto aos produtores e fornecedores por volta do mês de abril, para que esteja disponíveis no comércio a partir de maio.

A precisão dessas ações ajuda a entregar o que o mercado precisa no tempo certo, reduzindo o acúmulo no estoque, desperdícios e, consequentemente, prejuízos aos negócio. Sem falar que essa postura ajuda a melhorar a imagem perante os clientes, passando mais confiança e seriedade.

Faça manutenções regulares em seus equipamentos

Uma distribuidora é feita de pessoas e equipamentos. São empilhadeiras, esteiras, robôs e câmaras climatizadas. Seja qual for o tamanho da sua empresa, é fundamental manter a manutenção de cada um desses equipamentos em dia. No caso de produtos resfriados e congelados, os cuidados devem ser ainda maiores.

Mantenha um planejamento anual no qual cada tipo de equipamento deve passar por uma revisão. Inclua os freezers, veículos e tudo aquilo que possa apresentar um problema. Faça manutenções preventivas e estimule o hábito de manejo e limpeza corretos por parte dos funcionários. Isso evitará muitos imprevistos!

Conte com fornecedores sérios e responsáveis

Nossa última dica sobre controle financeiro empresarial diz respeito a algo que impacta diretamente na experiência dos seus clientes: a escolha dos fornecedores. Não basta se ater a questões como preço e qualidade dos produtos, é fundamental se preocupar com outras questões, como as que trouxemos abaixo.

Exija o cumprimento da legislação vigente

Se a empresa que fornece os alimentos que você vende não segue à risca as recomendações da Vigilância Sanitária e legislações vigentes, é sinal de que ela não é de confiança. A falta de cuidado na fabricação, um desrespeito aos prazos de validade entre outros detalhes, podem gerar problemas graves, como intoxicação alimentar, nos consumidores finais. O nome da sua distribuidora não deve se envolver nisso.

Veja se eles respeitam os prazos de entrega

A gestão eficaz de uma distribuidora depende de inúmeros fatores que se interligam. É preciso ter confiança nos prazos e quantidades de produtos acordados, para que se possa cumprir com seus compromissos junto aos clientes. Não importa se quem atrasou a entrega foi o seu fornecedor, o cliente vai cobrar de você uma postura correta. Não mantenha contratos que gerem esse tipo de transtorno e evite perder bons compradores.

Observe os cuidados com o transporte das cargas congeladas

Por fim, conheça os cuidados que seus fornecedores têm com o transporte das cargas congeladas. Confira se eles fazem o uso de veículos adequados, com compartimento de carga adaptado para manter a temperatura dentro dos limites estabelecidos pela ANVISA durante o percurso. Pergunte sobre as práticas utilizadas e os procedimentos que norteiam o trabalho dos funcionários envolvidos. A segurança alimentar é o ponto de partida para evitar perdas de produtos e problemas junto aos clientes.

O controle financeiro empresarial passa por diferentes pontos de atenção, como você pôde notar neste artigo. Ele deve passar pela administração das finanças sim, mas também pelo uso de ferramentas adequadas, planejamento, cuidado com equipamentos e até pela escolha adequada de fornecedores. Pode parecer complexo, mas depois de ler estas dicas, sua gestão ficará mais fácil. Você vai perceber como cada uma dessas observações podem gerar resultados muito melhores para o seu negócio.

Agora que você aprendeu um pouco mais sobre como controlar melhor as finanças da sua distribuidora, que tal se manter atualizado sobre o assunto? Assine nossa newsletter e receba novidades diretamente em seu e-mail.